Te laat beginnen met boeken
De grootste fout is simpelweg te laat starten met het boeken van een artiest. Populaire acts kunnen al tot een jaar van tevoren volgeboekt zijn, zeker rond drukke periodes zoals carnaval, het kermisseizoen en de zomerfestivals. Wie pas een paar weken voor het evenement begint te zoeken, heeft vaak alleen nog keuze uit wat er toevallig nog vrij is, in plaats van de artiest die echt bij het feest past.
Plan daarom het boeken van je entertainment zodra de datum van je event vaststaat, ook als de rest van de invulling nog niet rond is.
Geen rekening houden met techniek en rider
Een tweede veelgemaakte fout is dat de technische eisen van een artiest pas laat op tafel komen. Vrijwel elke artiest werkt met een rider: een document waarin staat wat er nodig is qua geluid, licht, podium en soms ook eten, drinken of een kleedkamer. Als je dit pas de week van het optreden doorkrijgt, is er te weinig tijd om alles goed te regelen met de locatie.
Wil je precies weten wat er in zo'n rider staat en wat het verschil is tussen een technische en een hospitality rider? Lees dan wat een rider precies inhoudt.
Onduidelijke afspraken over kosten
Een derde fout is aannemen dat de genoemde prijs alles omvat. Prijzen van artiesten zijn doorgaans exclusief btw en exclusief BUMA-kosten, en daar wordt niet altijd standaard naar gevraagd. Ontbreekt deze informatie in het voorstel, vraag er dan actief naar voordat je een boeking bevestigt, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.
Twijfel je wat een artiest inhuren ongeveer kost? Bekijk dan wat het boeken van artiesten kost voor meer uitleg.
Geen back-upplan bij uitval van de artiest
Een artiest die ziek wordt of onverwacht uitvalt, is een risico waar veel organisatoren geen rekening mee houden. Zonder afspraken over vervanging sta je op de avond zelf met lege handen, terwijl het publiek al klaarstaat.
Vraag daarom vooraf hoe een boekingskantoor omgaat met uitval, en wat er dan gebeurt. Lees ook wat je kunt doen als een geboekte artiest ziek wordt, zodat je weet welke stappen normaal zijn.
De verkeerde artiest kiezen voor je publiek
Een artiest die op papier populair is, is niet automatisch de juiste keuze voor jouw feest. Een hardstyle-dj op een intiem bedrijfsdiner werkt net zo min als een rustige singer-songwriter op een uitbundig tentfeest. De fout zit hem in het kiezen op naamsbekendheid in plaats van op sfeer, leeftijdsopbouw en het soort event.
Bepaal daarom eerst welke sfeer je wilt neerzetten en welk publiek er komt, en zoek daar de artiest bij, niet andersom.
Boeken via een niet-erkend bureau of tussenpersoon
Tot slot: niet elk boekingsbureau is een erkend bureau. Bij een niet-erkende tussenpersoon loop je het risico dat je meer betaalt dan wanneer je rechtstreeks bij de artiest of het management boekt, zonder dat je daar iets extra's voor terugkrijgt. Vraag daarom altijd na of een bureau erkend is voordat je een aanbetaling doet.
Wie regelt dit allemaal?
Al deze fouten hebben één ding gemeen: ze ontstaan door tijdsdruk of onduidelijke afspraken. Bij Lukassen boek je bij een erkend boekingsbureau, dus je betaalt nooit meer dan wanneer je rechtstreeks bij de artiest zou boeken. Wij zijn je aanspreekpunt van begin tot eind: van de eerste vraag tot de rider, de techniek en de afspraken op de avond zelf. Wil je zeker weten dat jouw entertainment goed geregeld is? Neem contact met ons op en we denken met je mee.